2018年恰逢萬達(dá)集團(tuán)成立30周年，集團(tuán)從2018年初就啟動了會務(wù)籌備工作，在氛圍營造、參會體驗、科技創(chuàng)新等方面下足了功夫，為境內(nèi)外600多名參會代表呈現(xiàn)了一場完美的年會。
1月12至13日，在集團(tuán)總部的指導(dǎo)和各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)的大力支持，以及青島文華、嘉華酒店等單位的密切配合下，萬達(dá)集團(tuán)30周年年會在青島東方影都會議中心成功舉辦。本次年會，贏得了集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的高度認(rèn)可及參會代表的熱情贊揚(yáng)，一致認(rèn)為本次年會會務(wù)組織到位、安排周到，氛圍莊重又不失溫暖，是一屆讓人難忘、耳目一新的年會。
萬達(dá)集團(tuán)年會，不僅在公司內(nèi)部響當(dāng)當(dāng)，也早已名聲在外。提起萬達(dá)年會，大家想到的就是“三高”：高規(guī)格、高要求、高水準(zhǔn)，即高規(guī)格的接待、高要求的會務(wù)組織、高水準(zhǔn)的晚會節(jié)目。2018年又恰逢萬達(dá)集團(tuán)成立30周年，集團(tuán)從2018年初就啟動了會務(wù)籌備工作，在氛圍營造、參會體驗、科技創(chuàng)新等方面下足了功夫，為境內(nèi)外600多名參會代表呈現(xiàn)了一場完美的年會。
正所謂“臺上一分鐘，臺下十年功”，前臺的精彩綻放，看似簡單，但實際上是多年來萬達(dá)年會組織經(jīng)驗的沉淀和創(chuàng)新辦法的匯聚。一場年會，一年準(zhǔn)備，每年的年會籌備工作都是一場征程。
節(jié)點堅守目標(biāo)清晰
模塊計劃保駕護(hù)航
“20多個節(jié)目，每個節(jié)目都要經(jīng)歷近100個審核節(jié)點；61個安保關(guān)鍵點，10輪匯報，50人應(yīng)急小分隊；年會現(xiàn)場歷經(jīng)3次，長達(dá)20個小時現(xiàn)場接站演習(xí)；大宴會廳從會議形式變成56張餐桌的宴會廳，總共13分28秒，完成翻臺……”這一系列數(shù)字的背后，是一個個節(jié)點、是一個個標(biāo)準(zhǔn)、一個個要求。
萬達(dá)年會為什么每年都可以高標(biāo)準(zhǔn)高水平運(yùn)行？這其中最大的法寶就是：272個模塊化節(jié)點。“模塊計劃”是萬達(dá)集團(tuán)自創(chuàng)的工作方法，目前已廣泛應(yīng)用于萬達(dá)人日常工作中。為了更好地籌備年會，多年來萬達(dá)一直對年會實行著模塊計劃管理，每個模塊化節(jié)點都有明確的完成時間、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作要求，而且年年復(fù)盤、年年優(yōu)化。一張看似簡單的模塊化Excel，已不單是工作標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)手冊那么簡單，更是歷次年會的經(jīng)驗和汗水的結(jié)晶。不論是誰負(fù)責(zé)年會工作，只要參照模塊化節(jié)點表，就可以節(jié)奏明確、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的開展工作。模塊計劃，就像一臺精密運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)械設(shè)備，確保年會最終完美呈現(xiàn)。
高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求
打造萬達(dá)“春晚”
坊間流傳“萬達(dá)的年會像春晚一樣精彩”。其實，從節(jié)目質(zhì)量上，萬達(dá)每年一度的年會盛典，真的和春晚不分伯仲。
一場盛大的晚會由一個個精彩的節(jié)目組成，從最初的節(jié)目創(chuàng)意，歷經(jīng)多輪研討、審核、排練、彩排，層層篩選、層層選拔，才最終成型。
每年3月至5月，年會節(jié)目組就啟動當(dāng)年新春聯(lián)歡晚會的創(chuàng)意研討、頭腦風(fēng)暴工作，確定晚會總體基調(diào)、舞臺風(fēng)格和藝術(shù)方向。在此基礎(chǔ)上，節(jié)目組會在7月份組織開展面向全集團(tuán)的年會創(chuàng)意征集工作，各單位踴躍上報節(jié)目創(chuàng)意方案，并經(jīng)由集團(tuán)總部和導(dǎo)演組共同審核，篩選出的優(yōu)秀創(chuàng)意方案，統(tǒng)一在萬達(dá)學(xué)院組織創(chuàng)意溝通和培訓(xùn)會。9月，經(jīng)過集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)多次審核，確定最終進(jìn)入排練的節(jié)目名單。此后，歷經(jīng)3個多月的節(jié)目排練、LED視頻制作及審核，加上導(dǎo)演組過程中的深入指導(dǎo)，節(jié)目質(zhì)量不斷提升，過程之中質(zhì)量不高、排練效果不好的節(jié)目，也隨時被淘汰。
經(jīng)過層層篩選，2018年年會的23個節(jié)目終于來到青島，現(xiàn)場經(jīng)過單獨(dú)彩排和聯(lián)排，在對節(jié)目質(zhì)量進(jìn)行集中提升的同時，會將現(xiàn)場一些難以達(dá)到舞臺效果的節(jié)目淘汰，讓最精彩的節(jié)目登上年會舞臺。2018年，為了突出了萬達(dá)集團(tuán)30年的核心主題，節(jié)目的編排還引入集團(tuán)30周年獻(xiàn)禮的《萬達(dá)之歌》，使得年會節(jié)目更有觀賞性和感染力。
此外，今年的年會會務(wù)工作還從大處著眼、小處落筆，從內(nèi)到外為年會營造了一種喜慶的“春晚”氛圍。今年的會議手冊和胸牌，主視覺都采用了紅色，并配上印有集團(tuán)“30周年”的金色LOGO，樣式美觀大方、莊重喜慶。節(jié)目單也借鑒了年會的整體VI元素，用主屏幕的黃色視覺作為節(jié)目單背面底色，配以30年的主題LOGO，正面用紅色及喜慶的燈籠襯托出了春節(jié)的氣氛。
在會場外圍，為烘托喜慶氛圍，集團(tuán)人力資源中心和企業(yè)文化中心聯(lián)合打造了一系列以紅色為主基調(diào)的展陳。酒店大堂“萬達(dá)三十年，再創(chuàng)新輝煌”的巨幅紅色噴繪，會議室兩端的紅色LED屏循環(huán)放送的萬達(dá)30年祝福語，酒店連廊陳列的紅色萬達(dá)30年成就展展臺，吸引了大量的參會員工，紛紛合影留念，成了年會會場外名副其實的“打卡圣地”。
一系列喜慶元素的有序搭配，充滿節(jié)日氛圍，打造了一場有著獨(dú)特萬達(dá)味兒的年度盛會。
好創(chuàng)意+高科技
玩法新穎便捷參會
求創(chuàng)新，一直是管理的高度追求。年會，作為萬達(dá)集團(tuán)的一項重要工作，每年都會尋求創(chuàng)新與突破。今年，負(fù)責(zé)會務(wù)組織的集團(tuán)人力資源中心也為年會引入了一些新的玩法。
比如參會人員拿到的胸牌。集團(tuán)人力資源中心在胸牌背面置入二維碼，把所有個人的參會信息都包羅其中。只要掃描二維碼，就可以查詢到自己住宿、吃飯及參會流程等所有信息。所有信息的變更，在系統(tǒng)后臺便可實現(xiàn)，避免了反復(fù)更換物料；提高效率的同時，也節(jié)省了成本。
藏在二維碼背后的是今年新研發(fā)的微信版APP。除了顯示參會員工所有信息外，這款A(yù)PP還能清晰的顯示參加晚宴的布局及座次，整體年會現(xiàn)場秩序井然。
更重要的是，這塊胸牌中植入了芯片。員工在通過安檢區(qū)域時，只要佩戴胸牌就可以無接觸式通過安檢門，自動識別身份，便捷高效。
這么一張集30周年元素、個人信息、芯片于一體的紅色胸牌，參會代表紛紛將其作為30周年年會紀(jì)念珍藏。
復(fù)盤結(jié)果顯示，系統(tǒng)化線上統(tǒng)籌，確實把差錯降到了最低，參會員工體驗感也得到了大大的提高。
衣食住行精準(zhǔn)覆蓋
溫情服務(wù)無微不至
年會的后勤保障是各項工作的重中之重，萬達(dá)集團(tuán)年會保障工作一直以無微不至的關(guān)懷和人性化服務(wù)著稱。
住宿方面，通過前期充分的準(zhǔn)備和溝通，做到免押金預(yù)授權(quán)入住、酒店短信提醒分時段預(yù)結(jié)房費(fèi)、免查房退房等保姆化服務(wù)，極大加快入住離店的辦理速度，沒有造成任何人員擁堵。
出行方面，通過交通信息平臺，由專人掌握車輛動態(tài)，通過固定短信模板，展現(xiàn)車輛、乘車人、出發(fā)到達(dá)時間地點等詳盡信息，防止信息遺漏，方便信息調(diào)用。
就餐方面，餐券上詳細(xì)印制了用餐時間、地點、日期，背景圖案是各個酒店的建筑圖案，不同的酒店采用不用的餐券，保證了參會代表和工作人員的有序用餐。
保障方面，會務(wù)組提前進(jìn)行了潤喉糖、胖大海沖劑、暖寶寶等藥品采購，有效保障了與會人員的身體健康。會務(wù)組為所有參會演員購買了人身意外保險，此外，彩排起就安排了救護(hù)車和值班醫(yī)生24小時待命，直至年會順利結(jié)束。
事實證明，體貼入微的會員化服務(wù)，給所有參會人員帶來了賓至如歸的溫暖。
三十而立，萬達(dá)又站在了新的起點。集團(tuán)30周年年會，是對萬達(dá)成長的獻(xiàn)禮，也是對萬達(dá)年會組織工作成果的檢驗。相信通過不斷創(chuàng)新、不斷突破，萬達(dá)年會今后也一定會繼續(xù)辦成獨(dú)具特色令人難忘的年度盛典。